Ein Blick ins Kanzlei-Portal
Was Ihre Buchhalterin morgens sieht.
BlueOcean Finance ist eine KI für Steuerkanzleien. Sie holt die Belege Ihrer Mandanten, erfasst sie, liest den Kontoauszug ein, ordnet Zahlung und Beleg einander zu und bereitet den Monatsabschluss vor. Was sie nicht sicher entscheiden kann, legt sie Ihnen vor.
Eine frühere Fassung dieser Seite nannte einen erfundenen Zusatzpreis von 17,25 € je Mandant. Den gab es nie als gemessene Zahl. Hier ist die richtige Rechnung, mit der Formel dahinter — rechnen Sie selbst nach.
2,50 € Grundpreis je Mandant + 0,91 € nach tatsächlicher Nutzung. Gemessen aus 33 Mandanten, Juli+August 2026 — kein erfundener Pauschalbetrag.
| KanzleigrößeBeispielgröße, keine Erhebung | Mandanten | Grundpreis2,50 € je Mandant | Nutzung0,91 € je Mandant, ø | Gesamt/Monat |
|---|---|---|---|---|
| Kleine Kanzlei | 50 | 125,00 € | 45,50 € | 170,50 € |
| Mittlere Kanzlei | 220 | 550,00 € | 200,20 € | 750,20 € |
| Große Kanzlei | 600 | 1.500,00 € | 546,00 € | 2.046,00 € |
Bei 400 Mandanten: 1.363 € im Monat, 16.361 € im Jahr — hochgerechnet aus 33 Mandanten mit dem Faktor 12,1.
Nicht geschätzt, nicht pauschaliert: jeder Beleg, jeder Kontoauszug, jede Zuordnung wird einzeln mitgeschrieben. Ein Mandant mit 20 Belegen kostet weniger als einer mit 300.
Ein durchschnittlicher Mandant bringt im Monat rund 59 Belege, 4 Kontoauszüge und 110 Bankzeilen mit. Der Grundpreis bleibt in jedem Fall gleich.
Unsere eigenen KI-Kosten dafür liegen bei 0,32 € je durchschnittlichem Mandanten (August, gemessen über 18 aktive Mandanten), bei einem wirklich großen Mandanten (300 Belege, 8 Auszüge, 500 Bankzeilen) bei 0,85 €.
Formel: 0,0014 € je Beleg + 0,0161 € je Kontoauszug + 0,0006 € je Bankzeile. Das ist unsere Kostenseite, nicht Ihr Preis — hier aus Transparenz mit aufgeführt.
| Profil | Belege | Auszüge | Bankzeilen | KI-Kosten/Monat |
|---|---|---|---|---|
| Durchschnitt — gemessen | 59 | 4.4 | 110 | 0,32 € |
| Groß — Karls Rechenbeispiel | 300 | 8 | 500 | 0,85 € |
| Sehr groß — Rechenbeispiel | 500 | 16 | 900 | 1,50 € |
| Extrem groß — Rechenbeispiel | 900 | 25 | 1400 | 2,50 € |
Nur die erste Zeile ist gemessen. Die drei anderen sind dieselbe Formel, weiter hochgerechnet, mit runden Eingabezahlen — kein Fall, den wir bei Ihnen schon gesehen haben. Ein wirklich komplexer Mandant (mehrere Konten, viele Auszüge) kann über der durchschnittlichen Nutzung im Preis liegen; der Grundpreis (2,50 €) bleibt in jedem Fall gleich.
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150 € für 45 Minuten. Wird angerechnet, sobald daraus ein Projekt wird.
Von Hand kostet das 5.000 € im Monat — 12,50 € je Mandant, 48 Minuten je Mandant. Schon am Anfang, bei der heute gemessenen Quote von 57,7 %, sinkt das auf 8,70 € je Mandant.
| Reifegrad | Min./Mandantstatt 48 | Personal/Mandant | System/Mandant | Summe/Mandant | alle 400/Monat |
|---|---|---|---|---|---|
| von Hand, ohne System | 48 | 12,50 € | — | 12,50 € | 5.000 € |
| 57,7 % — heute | 20 | 5,29 € | 3,41 € | 8,70 € | 3.478 € |
| 70 % — nächste Stufe | 14 | 3,75 € | 3,41 € | 7,16 € | 2.863 € |
| 80 % — mittelfristig | 10 | 2,50 € | 3,41 € | 5,91 € | 2.363 € |
| 90 % — Zielbild | 5 | 1,25 € | 3,41 € | 4,66 € | 1.863 € |
Gerechnet mit 2.500 € Vollkosten je Vollzeitkraft und Monat (15,63 €/Std. bei 160 Std.), 320 Std. für zwei Kräfte zusammen. Der Systempreis (3,41 €) bleibt auf jeder Stufe gleich — was sinkt, ist die Vorbereitungszeit Ihrer Mitarbeiterinnen. Die 90-%-Quote ist ein Zielbild, keine Messung; 57,7 % ist die heute gemessene Quote (siehe Gesundheitsblock unten).
Kein Pilotprojekt, keine Demo-Daten: 33 Mandanten und drei Kanzleien arbeiten damit, Stand 07.09.2026. 476 der Zuordnungen sind nicht 1:1 — und 472 davon hat die Maschine gelöst.
Jede Ausgabe des Monats liegt in genau einem der drei Töpfe — 1.804 Ausgaben über alle 33 Mandanten. Kein Durchschnitt aus guten Monaten, kein Zielwert.
Rund die Hälfte fehlt weiter. 763 von 1.449 belegpflichtigen Ausgaben im August warten auf einen Beleg. Das ist der Ausgangspunkt, nicht das Ergebnis — wer Ihnen 90 Prozent verspricht, hat entweder etwas anderes gemessen oder nichts.
Und der Monat davor war nicht schlechter: im Juli 879 von 1.751 (50,2 %), im August 52,7 %. Wohin die Reise geht, können wir gut prognostizieren — aber das ist der Stand von heute. Und sieht eine Zahl besser aus, prüfen wir zuerst, ob sich etwas verbessert hat — oder nur der Nenner.
Und damit klar ist, was Sie hier sehen: Das sind unsere eigenen Bücher — das erste Referenzprojekt, und es steht am Anfang. Die Verbesserung kommt über die nächsten Tage, Wochen und Monate, Zyklus für Zyklus. Und sie kommt nicht aus dem Modell allein: Das Meiste holt das System heraus, wenn eine Buchhalterin ihm ihr Wissen über den Mandanten beibringt. Beschönigen wollen wir hier nichts.
Ein Kunde hielt die Zahl für zu hoch. Nachgemessen über Juli und August: Alle 1.661 Zeilen im Topf „Beleg fehlt" trugen denselben Grund — „keine Regel gefunden". Nicht eine sagte „hier gehört ein Beleg hin".
Gegen den Dokumentenbestand gelegt: zu 1.170 der 1.661 Zeilen (70,4 %) liegt ein Dokument des Lieferanten längst im System — es ist nur nicht zugeordnet. Nur 491 haben wirklich nichts.
Damit kein Missverständnis entsteht: Das sind 70 % der Zeilen, nicht 70 % fertiger Buchungen — mehrere Zeilen greifen oft nach demselben Papier. Und es ist kein Beleg aufgetaucht. Der Topf wird kleiner, weil die Einordnung stimmt, nicht weil Papier gefunden wurde.
Das System hat 401 Mal eine Regel angewandt, die es von der Buchhalterin gelernt hat — und keine einzige davon musste ein Mensch zurücknehmen. Bei 23 von 33 Mandanten passiert das bereits von allein.
Dazu 35 gelernte Lieferantennamen, 105 Mal angewandt. 19 der 35 Regeln greifen inzwischen ohne Rückfrage.
Dieses Wissen kommt nicht aus dem Modell, sondern von den Menschen, die den Mandanten kennen. Deshalb wird es von Monat zu Monat besser — und deshalb bleibt der Mensch die Instanz, die die Fachfragen entscheidet.
Zu einer Gehaltszahlung gehört keine Rechnung, sondern eine Lohnabrechnung. Zu einer Miete ein Vertrag. Bisher hat unser System solche Zahlungen zwar erkannt — und dann gar nichts verlangt. Ein Prüfer sieht dort eine Zahlung ohne jedes Papier. Seit dem 9. September sagt es, welches Papier stattdessen gebraucht wird, und fragt es beim Mandanten an.
Gebündelt, sonst wären es Hunderte Bitten: eine Lohnabrechnung deckt alle Mitarbeiter eines Monats ab, ein Mietvertrag alle Monate desselben Vermieters. Im Bestand sind daraus 111 Anforderungen bei 22 Mandanten geworden, die zusammen 206 Bankzeilen erklären. Bankgebühr, Cashback, Umbuchung und das Honorar der Kanzlei schulden bewusst nichts — ein Grund, der nicht auf dieser Liste steht, erzeugt keine Anforderung.
Die naheliegende Regel „Wechselkurs = Umtausch" wäre ein teurer Fehler gewesen. Das Wort steht auf 637 Bankzeilen — aber nur 27 sind wirklich ein Umtausch. Die anderen 610 sind Kartenzahlungen mit Rechnung. Hätte das Wort allein die Regel gebildet, wären 610 belegpflichtige Ausgaben still verschwunden.
Das ist die gefährlichste Fehlerart, weil sie einen Mangel versteckt statt ihn zu melden. Sechs dieser Zeilen stehen jetzt als Gegenprobe im Test — er schlägt fehl, sobald jemand die bequeme Regel wieder einbaut.
Nein. Steuersatz, Verwendung, Einordnung bleiben bei der Kanzlei. Das System schlägt vor und lernt aus Ihrer Entscheidung, je Mandant.
Nein. Ein Lieferantenname, den Sie bei einem Mandanten bestätigen, gilt nur dort. Das prüft ein eigener Lauf vor jeder Auslieferung.
Nein. Wenn etwas fehlt, sagt es was fehlt und wer es liefern muss: das System, die Buchhalterin oder der Mandant — genau einer von dreien, nie „irgendjemand".
Nein. Wo sich ein Wechselkurs oder ein Betrag nicht belegen lässt, wird nicht geschätzt, sondern gefragt.
Dann rechnen wir mit Ihren echten Zahlen, nicht mit Beispielgrößen — genau dafür ist das Strategiegespräch da.
Beides. 3,41 € ist der Preis, den Sie zahlen (2,50 € Grundpreis + 0,91 € Nutzung, gemessen). 0,32 € ist, was uns die KI dafür kostet — ein Teil unserer Kostenseite, nicht Ihr Preis. Beide Zahlen sind gemessen, nur verschiedene Dinge.
Eine Zahl, die Sie hier bewusst nicht finden: eine Zeitersparnis in Stunden. Dazu haben wir keine Messung — deshalb behaupten wir sie nicht.
Woran es hing, wenn nicht: zur Hälfte an Belegen in Prüfung oder ohne Beleg, zum Rest an offenen Urteilen der Kanzlei oder nicht lesbaren Dateien — nie an „irgendjemand", immer an genau einer von drei Stellen.
Wir richten Ihre Ablage ein, lassen einen bereits abgeschlossenen Monat gegenrechnen und zeigen Ihnen, was das System davon allein gefunden hätte. Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.
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